Unsere BACKOFFICE Infrastruktur ist prädestiniert um schnell Organisationswerkzeuge und IT-Infrastrutkur in schwierigen Situationen bereitzustellen. Dabei setzen wir auf die Kombination cloudbasierter und lokaler Dienste um die Vorteile beider Welten zu kombinieren. So können vor Ort auch ohne stabile Internetanbindung Prozesse wie Helfer-Onboarding/Checking, Hilfsvermittlung und Lageermittlung digitalisieren.
Dass diese Vorgehensweise nicht nur im Katastropheneinsatz wie beim HELFER-SHUTTLE im Ahrtal Vorteile mit sich bringt, zeigte sich bei einem ‚Trainingseinsatz‘ von damals.eu beim diesjährigen Walter-Richter-Gedächtnislauf der Freiwilligen Feuerwehr Buchau-Dörfles.
Der kleine und familiäre Lauf mit einer Teilnehmerzahl mit bis zu 300 Läufern findet traditionell in einem Waldstück statt. Naturgemäß gibt es dort keine Internetanbindung und der Mobilfunkempfang ist stark eingeschränkt bzw. nicht vorhanden. Durch die Verwendung unserer mobilen ‚BACKOFFICE ISLAND‘ konnten wir aber die Dienste zur Läuferregistrierung und Ergebnisauswertung lokal via Hotspot bereitstellen.
Helfer Läufer Registrierung und Check-In
Eine rechtzeitige Anmeldung der Teilnehmer hilft natürlich den Veranstaltern bei der Vorplanung und Einteilung. Dennoch ermöglichen wir kurzentschlossenen bis kurz vor dem Startschuss eine spontane Anmeldung. Früher wurden diese Nachmeldungen handschriftlich auf Zetteln erfasst und noch währen des Laufs in der Auswertungssoftware hinterlegt. Hierbei passierten aufgrund des Zeitdrucks oft Fehler, gerade bei wertungsrelevanten Daten wie Geburtsdatum oder Geschlecht hat das unangenehme Konsequenzen.
In diesem Jahr hatten wir eine ‚BACKOFFICE ISLAND‘ vor Ort. Diese Insel bringt (je nach Einsatzfall variabel) mobil und off-grid die folgenden Komponenten mit:
- WLAN-Hotspots für Teilnehmer und Organisatoren
- Server mit BACKOFFICE-Lösung
- Energieversorgung bis zu 24 Stunden
(Generator, Powerstation, USV, pot. mehrere Tage durch BEV) - Starlink Antenne
- Drucker
- Hilfsmittel wie: 150m Netzwerkkabel, Repeater
Die dedizierte BACKOFFICE Anwendung für diese Veranstaltung läuft, neben den Anwendungen für Spontan-/Langzeithilfe, zeitgleich in der Cloud und auch auf dem Server der ‚ISLAND‘. Starlink bietet aufgrund der Gegebenheiten vor Ort nur alle paar Minuten für wenige Sekunden eine Verbindung zum Internet. Für das BACKOFFICE vor Ort reichen jedoch 10-20 Sekunden um sich mit dem Datenbestand in der Cloud abzugleichen und neue Onlineanmeldungen herunterzuladen.
Ist der Teilnehmer bereits vor Ort, loggt er sich für eine Anmeldung am lokalen Hotspot ein und erhält das gleiche Formular wie online. Die Daten stehen direkt lokal zur Verfügung, würden aber beim nächsten Kontakt mit dem Internet auch in die Cloud synchronisiert.
BACKOFFICE Workflow
Dieser extrem flexible und robuste Aufbau wird ergänzt durch ‚(Real) Rapid Application Development‘ Komponenten. So können schnell neue Workflows, Formulare und Apps entwickelt, bereitgestellt und im BACKOFFICE Netzwerk ausgerollt werden. Diese Anwendungen laufen dann ebenfalls online, offline und als Insellösung. So ist es für uns (aus technischer Sicht) ‚egal‘ ob wir Helfer oder Läufer einchecken.