Hilfsanfragen können z.B. direkt per Online-Formular erfolgen. Jedoch lassen sich auch Callcenter, Infopoints und Scouts und weitere Teilnehmer einbinden um Anfragen auch persönlich, per Telefon oder auf anderen Wegen einzusteuern.

Je nach Umfang, Art und Lage der zu bewältigenden Situation stehen verschiedene Arten der Registrierung zur Verfügung. Über eine Schnellregistrierung zur Erfassung eines Hilfseinsatzes bis hin zum Onboardingverfahren zur Prüfung und Bestätigung bestimmter Voraussetzungen gibt es entsprechende Module.

Die Annahme, Prüfung und Vermittlung von Spontanhelfenden erfolgt über die Rolle des Backoffice, dem Namensgeber unserer Softwarelösung. Hier laufen alle Registrierungen, Anfragen und Themen zusammen. Verschiedene Übersichten, Planungswerkzeuge und Auswertungen unterstützen bei der täglichen Arbeit. Die Aufgabenbereiche können aufgeteilt werden z.B. in Auftragsvorbereitung und Disposition.

Ansprechpartner im Einsatzgebiet / vor Ort, die sog. Scouts können die für ihren Bereich relevanten Daten einsehen und ergänzen. Sie stehen als Ansprechpartner vor Ort sowohl den Helfern als auch den Betroffenen zur Verfügung und bilden die Schnittstelle zum Backoffice bzw. der Disposition. So können auch neue Aufträge hinterlegt oder Helfer eingecheckt werden.

Zur digitalen und strukturierten Erhebung von Daten zur Erfassung und Planung von Lage und Hilfsbedarf unterstützt das Modul „Scouting“. Hier können schnell Formulare offline auf mobilen Endgeräten bereitgestellt werden und eine Erfassung verschiedenster Informationen ermöglichen. z.B. Bewohnbarkeit von Wohngebäuden, Strom, Trinkwasserversorgung, Funktion der Heizung etc.