BACKOFFICE Spontanhilfe
Unsere Softwarelösung BACKOFFICE Spontanhilfe unterstützt Kommunen und Hilfsorganisationen bei der Annahme, Bewertung und Koordination von Hilfsanfragen und der Vermittlung von (Spontan-) Helfern.
Die hybride Infrastruktur vereint alle Vorteile von Cloud- und lokalen Diensten sodass bei instabilen oder ausgefallenen Netzen die Kernfunktionalität erhalten bleibt. Durch Einbindung von Nutzern, Rollen und Endgeräten können verschiedenste Aufgaben, Prozesse und Daten delegiert werden. Dezentrale Speicherung und der ressourcenschonende Aufbau gibt zusätzliche Ausfallsicherheit und erhöht die Resilienz des Systems.
Hilfsanfragen
Hilfsanfragen können z.B. direkt per Online-Formular erfolgen. Jedoch lassen sich auch Callcenter, Infopoints und Scouts und weitere Teilnehmer einbinden um Anfragen auch persönlich, per Telefon oder auf anderen Wegen einzusteuern.
Onboarding / Helferregistrierung
Je nach Umfang, Art und Lage der zu bewältigenden Situation stehen verschiedene Arten der Registrierung zur Verfügung. Über eine Schnellregistrierung zur Erfassung eines Hilfseinsatzes bis hin zum Onboardingverfahren zur Prüfung und Bestätigung bestimmter Voraussetzungen gibt es entsprechende Module.
Disposition / Einsatzleitung / Backoffice
Die Annahme, Prüfung und Vermittlung von Spontanhelfenden erfolgt über die Rolle des Backoffice, dem Namensgeber unserer Softwarelösung. Hier laufen alle Registrierungen, Anfragen und Themen zusammen. Verschiedene Übersichten, Planungswerkzeuge und Auswertungen unterstützen bei der täglichen Arbeit. Die Aufgabenbereiche können aufgeteilt werden z.B. in Auftragsvorbereitung und Disposition.
Scouts / Einsatzleitung vor Ort
Ansprechpartner im Einsatzgebiet / vor Ort, die sog. Scouts können die für ihren Bereich relevanten Daten einsehen und ergänzen. Sie stehen als Ansprechpartner vor Ort sowohl den Helfern als auch den Betroffenen zur Verfügung und bilden die Schnittstelle zum Backoffice bzw. der Disposition. So können auch neue Aufträge hinterlegt oder Helfer eingecheckt werden.
Lageerfassung / Ermittlung des Hilfsbedarfs
Zur digitalen und strukturierten Erhebung von Daten zur Erfassung und Planung von Lage und Hilfsbedarf unterstützt das Modul „Scouting“. Hier können schnell Formulare offline auf mobilen Endgeräten bereitgestellt werden und eine Erfassung verschiedenster Informationen ermöglichen. z.B. Bewohnbarkeit von Wohngebäuden, Strom, Trinkwasserversorgung, Funktion der Heizung etc.
Weitere Funktionen
Eine Vielzahl von weiteren Funktionen unterstützt und skaliert die Lösung zur Bewältigung verschiedener Szenarien. Die schnelle Erweiterbarkeit um zusätzliche Module ermöglicht eine schnelle Anpassung an neue Situationen. Dank der Mandantenfähigkeit kann die Aufgabenlast nach Themen und/oder Regionen aufgeteilt werden.
Kalender | Rechnungsprüfung | Spendenquittungen | Auftragstracking |
Protokolle, Tagesstatistiken, Auswertungen | Druckformulare | Excel-Exporte | SMS Auftragszuteilung |
Schnittstellen | Transparenz | Benutzersteuerung | Inselbetrieb |
(persönliche) E-Mail Postfächer | Webformulare | Projektplanung | Materialverwaltung |
Feedbacksystem | Auftragsdruck | Problembearbeitung | Offlinebetrieb |
Cloud-Zugriff | Auftragsbestätitgung | Mandantenfähigkeit | Autorisierungssystem |
Bring-your-own-device | Backup | Verschlüsselung | Fotoupload |
Datenräume | Ticketsystem | Beschwerdemanagement | Umfragen |
Einsatzstatistik / Historie
Projekt | Zeitraum | Info |
Echo01 | April 2023 | Aufbau einer kompletten Backoffice Infrastruktur zum Zwecke der Vorhaltung, Übung und Demoumgebung. |
Langzeithilfe | Januar-Mai 2023 | Wir erweitern die Lösung um ein Modul zum erweiterten Onboarding sowie der Vermittlung von Ehrenamtlichen für regelmäßige Hilfe (Nachbarschaftshilfe) |
Übung/Vorbereitung Szenario Gasmangellage | Dezember 2022 | Gezielte, schnelle Erfassung nötiger Technikereinsätze und Unterstützungsbedarf nach Ausfall der Gasversorgung inkl. Onboarding, Technikerqualifizierung, Lagekarten, Vermittlung,… |
Übung/Vorbereitung Szenario Spontanhilfe | August 2022 | Eine Kommune plant die Vorhaltung einer Infrastruktur zur Vermittlung von Spontanhelfern. Diverse IT-Systeme werden vorbereitet um im Übungs-/Ernstfall schnell aktiviert zu werden. |
Helfer-Shuttle Ahrtal | August 2021 bis Mai 2022 | Erster Einsatz und Grundstein für das Modul Spontanhilfe zur Unterstützung der Kernprozesse am Helfer-Shuttle. Kennzahlen: vermittelte Einsätze: > 15.000, peak Anfragen/Tag: 280 vermittelte Helfer: > 125.000, peak Helfer/Tag: 3.500 |